Dans ce qui suit on va traiter les différentes natures de pièces justificatives en comptabilité générale, la relation entre pièces justificatives et livres comptables, la conservation des pièces, et enfin la sanctions.
Les différentes natures de pièces justificatives :
Chaque écriture a pour origine une pièce justificative datée, établie sur papier ou sur support assurant fiabilité, conservation et restitution en clair de son contenu pendant les délais de prescription.
- Une pièce de base justifiant une seule écriture comptable (ex une facture, ), elle peut émaner d’un tiers externe ou être interne ( double de facture, double d’un bulletin de paie) sur différents supports (actes, calcul d’une provision, listing bancaire) Les mentions qui doivent figurer sont la date la nature de l’opération, le tiers intervenant, le montant de l’opération quantité et valeur.
- Une pièce récapitulative d’un ensemble d’opérations réalisées le même jour, de même nature en un même lieu.
Les relations entre écritures comptables et livres obligatoires :
Pour assurer le contrôle de la comptabilité en général il est nécessaire de comparer l’écriture comptable avec la pièce comptable , la validité de l’enregistrement porté dans le compte avec la pièce, s’assurer de la concordance entre les opérations saisies dans les journaux et les comptes du grand livre.
Conservation des pièces :
La durée de conservation des pièces justificatives est de 10 ans.
Le délai fiscal est généralement de 3 ans mais peut être plus long que la durée comptable ( une facture d’immobilisation qui s’amortit sur 8 ans doit être conservée au moins 11 ans après la date d’achat).
Classement des pièces justificatives :
Aucune précision n’est apportée mais chaque pièce doit être datée , mais généralement ordre chronologique numérique alphabétique, alphanumérique, nécessité d’y apporter un numéro d’ordre afin de faciliter les recherches.
Archivage :
Les copies fidèles et durables des pièces justificatives auront une pleine valeur juridique:
- Supports fidèles et durables : photocopies, listings et autres supports papiers.
- Supports électroniques et informatiques.
- Supports microfilms et magnétiques ( à éviter de préférence).
Les documents comptables doivent être conservés dans la monnaie d’archivage, même si les programmes informatiques ont été différents.
Sanctions:
L’absence de pièces justificatives peut mettre en doute la valeur probante de la comptabilité et entraîner un rejet de comptabilité sur un plan fiscal.
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