Journal, grand-livre, balance

Sont appelés instruments de la comptabilité, Tout commerçant doit tenir quelque soit le régime fiscal et le système comptable autorisé les documents suivants: Un livre-journal ou journal général, un Grand-livre et enfin un livre d’inventaire .

Le livre-journal :

Le livre-journal est le document de saisie de base des informations comptables. Les transactions sont enregistrées chronologiquement dans le livre-journal à partir des pièces justificatives de base (factures, pièces de caisse…).Pour chaque enregistrement au journal on trouve la date de l’opération, la description de l’opération (libellé), le montant, et l’intitulé des comptes débités et crédités.

Le contenu du Livre-Journal :

• Un seul Livre qui enregistre les mouvements dans l’ordre chronologique et au jour le jour (la date comptable s’entend de la date de la pièce comptable, date de facture, date de remise du chèque, date de signature, date de bon à payer, date de saisie comptable), l’ordre peut être par numéro de compte, type d’opérations (achats ventes, trésorerie) déroulement des opérations mais il n’est pas permis de globaliser les opérations sauf de même nature et réalisée au cours d’une même journée, l’enregistrement s’effectue selon le plan de comptes du commerçant.
• Plusieurs livres auxiliaires (journal d’achats de ventes de trésorerie d’OD) les opérations enregistrées au jour le jour et par opération sont centralisées au moins une fois par mois sur le livre-journal, journal centralisateur.

Le grand-livre :

Le grand-livre est l’ensemble des comptes de l’entreprise.
Les mouvements débit et crédit des comptes y sont reportés après (ou simultanément) l’enregistrement au journal.

Sur le grand livre sont portées les écritures du livre journal ventilées par comptes et selon le plan de comptes de l’entreprise.

Les comptes sont représentés par un folio, une fiche ou un listing. Le grand livre est détaillé en autant de grands livres que de journaux auxiliaires (clients , fournisseurs, banque, OD) , ce sont des comptes de centralisation.

Le Livre d’Inventaire :

Il regroupe les éléments d’actif et passif relevés lors de l’inventaire.
Pour les sociétés tenues de déposer leurs comptes au Greffe seul doit être retranscrit le regroupement des données d’inventaire ; Dans la pratique il s’agit d’une balance regroupée par grandes masses pour les postes de bilan Comptes imprimés en caractères noirs du système développé.

Formes des documents :

Le livre-journal et le grand livre doivent être tenus séparément sou les formes suivantes :

• Un véritable registre cousu et collé selon technique de reliure
• Un registre à feuillets mobiles
• Documents informatiques écrits

L’authentification des livres légaux s’effectue :

• Soit sous forme informatique (documents identifiés, numérotés, et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve ) avec une procédure de validation qui interdit toute modification ou suppression de l’enregistrement. Moyens mis en oeuvre : numérotation des pages, utilisation de la date système, utilisation d’un programmes d’édition, description de la procédure d’authentification des documents informatiques.
• Soit selon le système de la cote et du paraphe auprès du Greffe du TC ou TGI , la cote certifie le nombre de pages ou folios, le paraphe certifie l’existence du livre et une date certaine , cette formalité s’exécute sans frais (pas de timbre fiscal mais coûts des greffes) avant le début d’activité.

La tenue :

• Pas de blanc ni d’altérations d’aucune sorte.
• Tenue en français.
• En monnaie locale c’est-à-dire en euros mais possibilité d’enregistrer les opérations en devises qui sont ensuite converties.
• Le lieu de tenue de la comptabilité peut être en France, sur plusieurs sites ou à l’étranger.

Conservation des livres :

Les documents comptables doivent être conservés pendant 10 ans (date de dernière inscription).
Ils sont conservés sous la forme originale.
En cas de transformation de la société sans création d’un être moral nouveau, les livres peuvent être utilisés par la nouvelle société.
En cas de cession d’entreprise, le vendeur et l’acheteur doivent faire l’inventaire des livres et viser chaque livre (trois années précédentes).

Sanctions : Preuve entre commerçants et vis-à-vis des tiers.

– Délits prévus par le Code Pénal (faux et usage de faux, destruction et dissimulation de pièces comptables).
– Délits prévus par le CGI (irrégularités dans la tenue, inscriptions comptables, manœuvres frauduleuses).
– Délits prévus par le Code de Commerce (délits relatifs à la cessation d’activité, faillite personnelle, banqueroute).

La balance des comptes :

La balance des comptes n’est pas un document obligatoire mais un moyen de contrôle.
D’autres registres sont obligatoires pour certaines activités comme le livre de police des antiquaires, le registre des ordonnances, le registre des fabricants et marchands d’or, le registre des façonniers, des commissionnaires de transport etc..

La balance des comptes est un document présentant la liste des comptes utilisés par une entreprise ainsi que la situation de chacun d’eux.

• solde au début de la période
• total des opérations du débit et total des opérations du crédit
• solde à la clôture de la période

Propriétés de la balance :

Total des mouvements du débit = total des mouvements du crédit
Total des mouvements de la balance = total du journal pour la période

Voici un récapitulatif: