On vient d’établir un bilan avec 24 opérations enregistrées (consultez le cours) « directement » ; mais les entreprises doivent souvent enregistrer non pas 24 mais des milliers d’opérations. Une simple page ne suffirait pas… Qu’a-t-on pu imaginer pour régler ce problème d’organisation pratique?
Le compte
Astuce 1 : on crée autant de fiches comptables que de rubriques figurant au bilan (ici onze: « immobilisations », « banque », « fournisseurs » etc.). Il suffit alors de porter sur chaque fiche les sommes en«+» ou en« – » l’une derrière l’autre.
On s’est ensuite dit que, pour faciliter les calculs, il serait judicieux d’isoler les « plus» des « moins» sur chaque fiche. On a donc décidé de mettre à gauche (il fallait bien choisir) les« plus » et de l’autre côté les« moins », d’où la présentation schématique du compte immobilisations:
Les trois types d’opérations fondamentales
On constate en observant attentivement le bilan avec les 24 opérations, qu’il existe en fait trois grands types d’opérations, celles faisant intervenir:
– Deux comptes d’ «ACTIF » qui ne fonctionnent qu’entre eux (Type 1) : on voit alors que forcément l’un (augmente) quand l’autre (diminue).
Exemple:
• Opération 3: achat d’immobilisations par chèque bancaire {deux comptes « d’actif» sont concernés: le compte « immobilisations » qui augmente de 6 500 et le compte « banque » qui baisse de 6 500).
• Opération 5: achat de titres par Chèque Bancaire (deux comptes « d’actif » sont concernés: le compte «titres» qui augmente de 300 et le compte « banque »qui baisse de 300). (Modèle présenté ci-contre).
– Deux comptes de« PASSIF» qui ne fonctionnent qu’entre eux (Type 2): on voit alors que forcément l’un augmente quand l’autre diminue.
Exemple:
• Opération 11: frais payables à crédit (comptes concernés:« fournisseurs » qui augmente de 500 et « actionnaire/gestion » qui diminue de 500).
• Opération 12: salaires à payer (comptes concernés: « personnel » qui augmente de 400 et « actionnaire/gestion » qui diminue de 400).
Constatation: pour ces deux types d’opérations il y a symétrie gauche/droite.
– Un compte« d’ACTIF » avec un compte de« PASSIF »(Type 3): surprise!
On se rend compte que: les deux ↑ simultanément.
Exemple:
• Opération 1 : apports des actionnaires par CB: (comptes concernés: « banque » et « capital » qui augmentent tous les deux en même temps) ou les deux ↓ simultanément.
• Opération 6: règlement de fournisseurs par CB (comptes concernés: «fournisseurs »et« banque »qui diminuent tous les deux en même temps).
Constatation: pour ce troisième type d’opérations il n’y a pas de symétrie gauche/droite.
L’équilibre débit/crédit
TESTEZ-VOUS !
Comment avoir la symétrie gauche/droite quel que soit le type d’opération? Ce qui ne se vérifie pas avec le 3e type d’opération.
Modèles
Nota: ici les comptes sont présentés schématiquement, c’est-à-dire sans la partie avec la date et le libellé.
Corrigé (astuce 2)
Il suffit de penser à inverser le sens de fonctionnement des comptes de passif par rapport à ceux d’actif!
Il faut alors penser ainsi:
En procédant ainsi on ne change pas la symétrie des deux premiers types d’opérations, mais surtout on permet au 3eme type d’opération d’être, lui aussi toujours symétrique. C’est cette astuce qui a fait faire un grand bond à la comptabilité!
Et d’ailleurs, pourquoi souhaite-t-on qu’il y ait symétrie?
Parce que le problème majeur reste le risque d’erreur: mettre 100 dans une colonne et 1000 par erreur dans l’autre, inscrire 1279 dans une colonne et 1297 par erreur dans l’autre, mettre à gauche une somme dans un compte alors qu’il fallait la mettre à droite, etc.
Si toute opération est symétrique, il suffira de vérifier périodiquement (chaque jour ou semaine) que le total de tout ce qui a été mis à gauche dans les comptes, tous comptes confondus, est égal au total de tout ce qui a été mis à droite dans ces mêmes comptes pour être certain qu’il n’y a pas d’erreur de distraction… autrement dit, que ça « balance ».
On a appelé la partie gauche « débit » et la partie droite « crédit » :
il ne faut surtout pas essayer de faire référence à l’idée de débiteur ou à celle d’obtenir du crédit de la part de quelqu’un! Cela n’a rien à voir.
S’assurer du contrôle arithmétique « gauche/droite » (alias débit/crédit) a paru tellement important que l’on a demandé aux comptables de s’exprimer en « débit/crédit » plutôt que de parler avec les signes.
En effet si l’on considère les quatre écritures de la page précédente, de temps en temps on a: +et-, +et+, – et – quant aux signes, ce qui ne rassure pas spontanément sur un éventuel équilibre« gauche/droite » !
En fait, tant que l’on n’est pas entraîné, mieux vaut traiter les opérations en raisonnant avec les signes (comme cela a été fait jusqu’à présent). Petit à petit il suffira de passer au « débit/crédit » qui offre l’avantage, on l’a vu, d’un contrôle arithmétique, gage d’une sécurité d’enregistrement… ou apprendre par cœur les opérations de base pour acquérir certains réflexes.
Comptes corrigés
Points clés :
Fonctionnement des comptes de bilan
Il faut penser ainsi (seul moyen de conserver la symétrie gauche/droite):
Débit signifie: partie GAUCHE d’un compte
Crédit signifie: partie DROITE d’un compte
La balance des comptes
Consiste à vérifier que le total de tout ce qui a été mis à gauche (débit) est égal au total de tout ce qui a été mis à droite (crédit).
Lorsqu’on énonce une écriture, pour bien intégrer la nécessité d’un équilibre gauche (débit)/ droite (crédit) on cite d’abord le compte « débité », puis le compte « crédité ».
Exemple avec les opérations précédentes :
Opération 5: « titre » débité de 300 à « banque » créditée de 300.
Opération 12: « actionnaire/gestion » débité de 400 à « personnel » crédité de 400.
Opération 1 : « banque » débitée de 5 000 à « capital » crédité de 5 000.
Opération 6: « fournisseurs » débité de 100 à « banque » crédité de 100.
Entraînez-vous
Intérêt de cet exercice : le fonctionnement inversé « actif/passif»
Enregistrez les opérations suivantes selon le système avant l’inversion, puis avec ; vérifiez que seul le système avec inversion permet l’équilibre permanent « gauche/droite », puis établissez le bilan.
1. Apport actionnaires : 1000 par chèque bancaire (CB)
2. Achat d’une immobilisation : 800 par CB
3. Achat de titres à crédit (à un fournisseur) pour 300
4. Règlement de 100 au fournisseur de l’opération 3
Corrigé de l’application :
a) Correction des opérations
1. Apport actionnaires: 1000
La banque augmente de + 1000 et on doit + 1000 aux actionnaires (compte « capital »).
2. Achat d’une immobilisation: 800 par chèque bancaire
Le compte «immobilisations» augmente de+ 800 et la banque diminue de -800.
3. Achat de titres à crédit (à un fournisseur) pour 300
Le compte «titres» augmente de + 300 et le compte «fournisseurs » augmente de + 300.
4. Règlement de 100 au fournisseur de l’opération 3
Le compte « banque » diminue de – 100 et le compte « fournisseurs » diminue de -100 (c’est, en effet, autant que l’on doit en – au fournisseur).
b) Constatations
Avec le système sans l’inversion il serait possible de tenir une comptabilité, certes, mais pour savoir s’il n’y a pas d’erreurs on est obligé d’établir le bilan, comme cela a été fait: en effet la balance des comptes ne permet pas de savoir si l’enregistrement est juste. Ici la balance donne 3400 à gauche et 1000 à droite, chiffres qui n’ont aucun rapport entre eux… et pourtant l’enregistrement est correct.
Avec le système de l’inversion, à tout moment, après toute opération, on peut contrôler qu’aucune erreur n’a été commise: en effet, ce qu’on met à gauche (débit) est perpétuellement égal à ce qu’on met à droite (crédit)…c’est ce que l’on constate ici avec les 2 200 passés au total à droite et à gauche.
Ce système est donc très efficace: son seul inconvénient consiste à mémoriser que les comptes «d’actif» et de « passif» ont un sens de fonctionnement inversé, mais avec de l’entraînement on s’habitue très vite!
Merci de partager le cours avec vos amis !
Coulibaly
Très bons cours