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Choisir un expert-comptable en ligne ?
De nombreux experts-comptables proposent des solutions en ligne. Sont-elles avantageuses ? Quels sont leurs inconvénients ?
Les avantages d’un expert-comptable en ligne
Le recours à un expert-comptable en ligne présente de nombreux avantages : tarif plus attractif, mise à jour en temps réel et gain de temps.
Choisir un expert-comptable en ligne pour payer moins d’honoraires
Cela se vérifie dans la plupart des cas. Les cabinets d’expertise comptable présents sur la toile bénéficie de frais de fonctionnement moins lourds que ceux qui ont des locaux et ils répercutent cette avantage sur les honoraires qu’ils proposent à leurs clients (en général 15% à 30% moins cher que les cabinets « classiques »).
Par ailleurs, le coût du local n’est pas la seule explication ; l’organisation générale du cabinet l’est également : l’expert comptable en ligne passe moins de temps à se déplacer puisqu’il réalise la quasi-totalité de son travail à distance. De plus, les échanges avec son client se font de manière dématérialisée (visioconférence, e-mail ou téléphone), y compris ses prestations de conseils.
Choisir un expert-comptable en ligne pour bénéficier d’une mise à jour rapide de la comptabilité
Les cabinets comptables en ligne se structurent d’une façon particulière. Lorsque la comptabilité est entièrement externalisée (saisie comptable et production des comptes annuels), des systèmes de traitement spécifiques sont mis en place : prêt d’un scanner pour numériser les pièces comptables (essentiellement les factures d’achats et de ventes) et enregistrement automatique en comptabilité (ou stockage sur un espace dédié et enregistrement manuel par un opérateur de saisie à distance), récupération automatique des données bancaires avec intégration dans la comptabilité, etc.
La comptabilité de l’entreprise est presque alimentée en temps réel, ce qui permet à l’expert-comptable en ligne de fournir rapidement un état de la situation financière de l’entreprise (tableaux de bords, suivi des règlements clients ou situation comptable intermédiaire par exemple).
Choisir un expert-comptable en ligne pour gagner du temps
Indéniablement, en choisissant un expert-comptable en ligne, le chef d’entreprise dégagera un gain de temps considérable. Comme le professionnel du chiffre, il n’effectuera plus de trajets vers le cabinet et pourra le contacter rapidement afin d’obtenir une réponse immédiate ou différée selon la disponibilité de l’expert. Cela lui permettra de se concentrer sur son cœur de métier et de développer ses affaires.
Les inconvénients d’un expert-comptable en ligne
Le choix d’un expert-comptable en ligne n’est malheureusement pas sans inconvénients. Il convient d’en être conscient et de les intégrer dans son raisonnement.
Choisir un expert-comptable en ligne nécessite d’être à l’aise avec l’informatique
C’est le principal inconvénient d’une telle solution. Le chef d’entreprise doit être sensibilisé à l’informatique et notamment à l’utilisation d’un ordinateur et au maniement des différentes applications qui lui seront proposées (en général, un panel d’applications est disponible et l’entrepreneur a le choix dans ces dernières). Il doit également disposer d’une connexion Internet fiable et présentant un bon débit.
Choisir un expert-comptable en ligne n’est pas une solution adaptée à tous les besoins
Les services proposés par un expert-comptable à distance doivent être en adéquation complète avec les besoins de l’utilisateur, c’est-à-dire de l’entreprise. Son offre doit être adaptée et complète. L’entreprise doit donc définir correctement l’étendue de ses besoins pour choisir la solution qui offrira la meilleure couverture. En général, une solution de la sorte répond particulièrement aux besoins des TPE (très petites entreprises), des PME (petites et moyennes entreprises) et il s’étend même aux auto-entrepreneurs et aux créateurs d’entreprise. Les entreprises exerçant une activité spécifique ou plus grande dispose généralement d’un service comptable en interne. Par ailleurs, cela suppose une rigueur particulière dans l’implication de l’entreprise afin qu’elle transmette en temps et en heure les renseignements et pièces comptables.
Choisir un expert-comptable en ligne peut présenter des risques de sécurité
La comptabilité dématérialisée (SaaS ou cloud) utilisée dans ce mode de fonctionnement nécessite un stockage de données. Et qui dit stockage de données, dit risque de piratage informatique et de vol des données. L’enjeu ici consiste à s’assurer que les serveurs soient bien protégés et, idéalement, situés en France ou en Europe. De plus, la plateforme d’échange de données doit :
- Bénéficier de dispositifs de sécurité,
- Et comporter le sigle « https » dans la barre de navigation.
Nos conseils pour choisir un expert-comptable en ligne
Voici les critères essentiels permettant de choisir l’expert-comptable en ligne qui répondra au mieux à vos besoins.
Faîtes un point sur votre capacité à échanger de façon dématérialisée
Premièrement, assurez-vous qu’une relation à distance avec votre expert-comptable ne vous dérange pas. Si vous avez besoin de contacts physiques, cette solution n’est pas faite pour vous. A ce stade, il faut également s’assurer que l’activité de l’entreprise est compatible avec l’expertise comptable en ligne.
Vérifiez que le professionnel utilise légalement le titre d’expert comptable
Le deuxième contrôle à effectuer est de vérifier que l’entité qui propose ses services soit bien un cabinet d’expertise comptable inscrit au tableau de l’Ordre des Experts-Comptables (OEC). A défaut, il exerce illégalement la profession d’expert-comptable, ce qui peut mettre en danger l’entreprise.
Recensez précisément vos besoins
Après cela, faîtes un point sur l’étendue de vos besoins : souhaitez-vous déléguer l’intégralité de votre comptabilité à votre expert comptable en ligne ? Ou allez-vous effectuer la saisie comptable vous-même, tenir votre comptabilité en ligne et ne concéder au professionnel qu’une mission de supervision, de révision et d’établissement des comptes annuels ? Avez-vous besoin de solutions de gestion particulières (prévisionnel financier, budget, suivi des clients, etc.) ? Selon quelle fréquence ? L’expert-comptable devra-t-il également gérer la paie ?
Demandez des devis et procédez à leur analyse
Ensuite, demandez, dans la mesure du possible, un devis à l’expert-comptable en ligne (ou allez consulter cela sur son site). Ce document indiquera notamment l’étendue de sa mission, le montant de ses honoraires. Il permettra donc de prévoir tous les surcoûts éventuels générés par l’exercice de sa mission. En fonction de la « formule » que vous choisirez, une facturation supplémentaire peut avoir lieu. Il peut s’agir de rendez-vous bilan, de l’établissement de situations comptables intermédiaires, de la mise à disposition de tableaux de bord ou d’outils de suivi des règlements clients…). Cette proposition se transforme en lettre de mission qui engagera l’entreprise et son expert-comptable.
Enfin, vérifiez que l’expert-comptable dispose de ressources internes conséquentes. Pour cela, rendez-vous sur la page Internet du cabinet d’expertise comptable en ligne. Recensez le nombre d’experts-comptables et le nombre de collaborateurs comptables que compte le cabinet. Certains sites vont même jusqu’à communiquer le nombre de dossiers (= d’entreprises) qu’ils gèrent. Prenez-en connaissance et effectuez le calcul suivant : nombre de dossiers / nombre de collaborateurs. En général, un collaborateur gère entre 40 et 80 dossiers de taille petite ou moyenne. Vous pourrez donc en tirer les conséquences : si chaque collaborateur se voit attitrer plus de 100 dossiers, sa disponibilité risque d’être mise à l’épreuve !